Mittwoch, 23. Juli 2014

Managementfehler vermeiden
Interne Kontrollsysteme schützen vor Blindflug

von Mag. Alexander Fritz - CONSULTATIO-Mitarbeiter

71 % der Insolvenzen sind durch Managementfehler verursacht. Das belegt eine neue Studie des heimischen Kreditschutzverbandes. Sie zeigt, was in den wirtschaftlichen Abgrund führt: zu wenig Erfahrung in der Unternehmensführung, Planungsfehler und mangelnde Vorausschau. Wirkungsvolle interne Kontrollsysteme (IKS) helfen, solche Probleme rechtzeitig zu erkennen.

Der Gesetzgeber verlangt in § 22 GmbHG bzw. in § 82 AktG, dass im Unternehmen ein Rechnungswesen und Kontrollsysteme eingerichtet sind, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Damit ist die Geschäftsleitung ganz konkret in die Pflicht genommen: Wird die gesetzliche Vorgabe nicht erfüllt, so steigt das Haftungsrisiko drastisch – umso wichtiger ist die Installation eines IKS, auch bei kleinen Unternehmen.

IKS: Was ist das?
Der Begriff „internes Kontrollsystem“ ist definiert als „die Gesamtheit jener von der Geschäftsführung angeordneten Methoden und Maßnahmen, die dazu dienen, Risiken zu erkennen und einen ordnungsgemäßen Ablauf des betrieblichen Geschehens sicherzustellen“.

Welchen Nutzen hat ein solches Kontrollsystem?
Das interne Kontrollsystem
• ermöglicht, vorhandene Risiken vernünftig einzuschätzen
• hilft Fehlerquellen und Gefahrenherde zu erkennen und zu beseitigen (IKS als Frühwarnsystem)
• steigert das Vertrauen (z. B. von Banken) in die finanzielle Berichterstattung
• reduziert den Aufwand für die Unternehmensüberwachung und setzt personelle Ressourcen für andere Aufgaben frei
• schafft Transparenz bei den Strukturen und Abläufen des Unternehmens
• verringert das Risiko, dass materielle Betrugsfälle unentdeckt bleiben

Wo ein wirksames IKS fehlt, ist ein Betrieb quasi im Blindflug unterwegs. Das bedeutet, dass die Geschäftsführer nicht sorgfältig handeln und mit schwerwiegenden Haftungsfolgen zu rechnen
haben. Eine gut funktionierende Kontrolle schützt also nicht nur das Unternehmen, sondern auch Vorstände und Geschäftsführer. Schließlich zieht sie der Gesetzgeber auch persönlich zur Verantwortung, wenn vorgeschriebene Management-Mindeststandards missachtet werden.

Wie erfolgt die Einrichtung?
So mannigfaltig sich die Pflichten der Geschäftsführer darstellen, so umfangreich sind die Anforderungen an ein funktionierendes IKS. Im Kern sind zunächst jene Prozesse zu beleuchten, die letztlich in die finanzielle Berichterstattung münden. Insgesamt zielt das IKS darauf ab, wichtige unternehmensinterne Prozesse bewusst und systematisch zu steuern. Dabei ist es wichtig, einen professionellen Partner an seiner Seite zu haben – nur so lässt sich ein vernünftiges Kosten-
Nutzen-Verhältnis wahren. 
Abflug, Ausflug, Anpfiff: Mit dem Steuer-Sommerguide machen Sie in den nächsten Wochen alles richtig!

von Andrea Netek - CONSULTATIO-Mitarbeiterin

Demnächst steht nicht nur eine Fußball-WM mit Samba-Feeling ins Haus: Viele Dienstnehmer machen Urlaub, etliche Firmen veranstalten Ausflüge und Sport-Events für die Belegschaft. Aber Achtung: Hinter diesen Annehmlichkeiten lauert auch die eine oder andere „Abseitsfalle“ – sei’s steuer- oder arbeitsrechtlich. 

Urlaub: Dos and Don’ts. Wer bestimmt, wann es in den Urlaub geht?
Arbeitgeber und Arbeitnehmer haben den Urlaubstermin immer im Einvernehmen und möglichst langfristig zu vereinbaren. Dabei sind die Erholungsmöglichkeiten des Mitarbeiters ebenso zu berücksichtigen wie die Erfordernisse des Unternehmens. In welcher Form die Vereinbarung erfolgt, ist nicht speziell festgelegt – aus Beweisgründen empfiehlt sich aber eine schriftliche Variante. Gibt’s
keine Einigung über den Urlaub, sieht das Gesetz in Firmen mit Betriebsrat ein internes Schlichtungsverfahren vor. Wo keine Betriebsräte da sind, muss – wenn’s hart auf hart geht – der Mitarbeiter den Chef auf Duldung des Urlaubsverbrauches in der gewünschten Zeit klagen. Sich ohne Übereinkommen einfach in den Urlaub zu verabschieden ist für den Dienstnehmer – außer in wenigen
Ausnahmefällen – nicht ratsam: Das kann zur Entlassung führen!

Wie hoch ist der Urlaubsanspruch?
Pro Arbeitsjahr kann sich der Mitarbeiter 30 Werktage (als solche gelten die Wochentage von Montag bis Samstag) frei nehmen. Umgerechnet auf Arbeitstage ergibt dies bei einer Fünf-Tage-Woche 25 Arbeitstage pro Arbeitsjahr. Nach 25 Dienstjahren erhöht sich der Urlaubsanspruch auf 36 Werktage
bzw. 30 Arbeitstage. Der Urlaub kann in zwei Tranchen verbraucht werden, wobei ein Teil zumindest sechs Tage umfassen muss. Auf Wunsch des Arbeitnehmers kann der Chef Tages-, Halbtags- oder
Urlaub nach Stunden gewähren – er muss es aber nicht.

Wer führt die Urlaubsaufzeichnungen?
Der Dienstgeber muss die Urlaubszeiten genau dokumentieren. Wer nicht aufzeichnet, riskiert nicht nur eine Geldstrafe von bis zu EUR 218,–, sondern kann im Streitfall auch schlecht beweisen, wie
viele Urlaubstage der Mitarbeiter verbraucht hat.

Endlich frei … und dann plötzlich krank?
Geht mitten im Urlaub die Gesundheit flöten, ist das besonders ärgerlich. Denn aus arbeitsrechtlicher Sicht unterbricht eine Erkrankung den Urlaub nur, wenn sie länger als drei Kalendertage
(und nicht Arbeitstage!) dauert. Wer krank wird, muss das sofort der Firma melden und eine ärztliche Bestätigung abliefern. Führt der Dienstnehmer seine Arbeitsunfähigkeit vorsätzlich oder grob fahrlässig herbei, schaut er durch die Finger: Der Urlaub gilt dann keinesfalls als unterbrochen!

Die Urlaubsablöse
Das Gesetz verbietet ausdrücklich, offene Urlaubsansprüche finanziell abzugelten, solange ein aufrechtes Arbeitsverhältnis besteht. Derartige Vereinbarungen sind rechtsunwirksam! Dennoch zahlen manche Unternehmen die verbotenen Urlaubsablösen in Form einer „Prämie“ aus. Davon ist abzuraten. Der Arbeitnehmer könnte den „abgelösten“ Urlaubsanspruch trotzdem einfordern!

Der Urlaubsvorgriff
Bereits am Beginn des Urlaubsjahres wird der volle Urlaubsanspruch wirksam. Heikel kann das für den Chef werden, wenn ein Mitarbeiter sich aus der Firma verabschiedet und bereits mehr Urlaub konsumiert hat, als ihm anteilig zusteht. Denn rückverrechnen lässt sich der „Mehrverbrauch“ nur, wenn der Arbeitnehmer die Firma unberechtigt vorzeitig verlassen hat oder berechtigterweise entlassen wurde! Als Dienstgeber sollten Sie daher immer den aktuellen, aliquoten Urlaubsstand des Mitarbeiters prüfen, bevor Sie die nächsten freien Tage genehmigen. Bieten Sie ihm insbesondere anstelle eines Vorgriffes auf das folgende Urlaubsjahr allenfalls unbezahlten Urlaub an.
Betriebsausflüge: Was aus rechtlicher Sicht zu beachten ist!
Viele Unternehmen nutzen den Sommer, um betriebliche Wandertage, sportliche Aktivitäten und Betriebsausflüge anzusetzen. Auch im Zusammenhang mit dem „Firmen-Fun“ ergibt sich
so manche arbeits- und steuerrechtliche Frage.

Der Betriebsausflug: Arbeits- oder Freizeit?
Im Allgemeinen zählen jene Zeiträume als „Arbeitszeit“, in denen sich der Arbeitnehmer im
Verfügungsbereich seines Arbeitgebers befindet und dessen Weisungen unterliegt. Ob ein Betriebsausflug als Arbeitszeit zu werten ist oder nicht, richtet sich in erster Linie nach der jeweiligen firmeninternen Vereinbarung. In Zweifelsfällen entscheidend: Hat der Chef die Teilnahme verbindlich angeordnet oder nicht?

Teilnahme am Betriebsausflug ein Muss?
Zur Teilnahme an einem Betriebsausflug kann ein Mitarbeiter nur dann verpflichtet werden, wenn
• der Betriebsausflug auf einen Arbeitstag fällt,
• die beim Ausflug verbrachte Zeit als Arbeitszeit gilt,
• für ihn keine zusätzlichen Kosten entstehen (etwaige Bahn-/Buskosten hat grundsätzlich die Firma zu tragen)
• und sich keine unzumutbaren Anforderungen (wie es beispielsweise bei einer anstrengenden Bergtour der Fall ist) daraus ergeben.

Gilt der Betriebsausflug als steuerpflichtiger Vorteil?
Vorsicht bei Events mit teuren Karten, üppiger Verpflegung oder First-Class-Tickets: Geldwerte Vorteile aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen (Betriebsausflügen, Weihnachtsfeier) sind nur bis zu EUR 365,– pro Arbeitnehmer und Jahr von der Einkommensteuer befreit. Übersteigt der Wert der Teilnahme an der Veranstaltung den Freibetrag, dann kassiert der Fiskus für den „Überhang“!
Wenn der Arbeitgeber sogenannte „Incentive“-Reisen durchführt, um bestimmte Mitarbeiter für besondere Leistungen zu belohnen, stellt das immer einen abgabepflichtigen Sachbezug dar!

Dresscode: Im Nationaltrikot am Arbeitsplatz?
Die Fußball-WM steht vor der Tür. Mit der wichtigsten Nebensache der Welt kommen auch arbeitsrechtliche Aspekte ins Spiel. Denn vom Fußballfieber Befallene, die nicht auf Urlaub
oder Betriebsausflug sind, könnten versucht sein, auch im Job das Geschehen in „Brasil“ zu verfolgen.

Fernsehen und Internet während der Arbeitszeit
Darf sich die Belegschaft im Dienst ein Match im TV oder im Web ansehen? Nein! Denn
während der Arbeitszeit muss jeder Mitarbeiter dem Arbeitgeber zur Verfügung stehen, um die
vereinbarten Leistungen zu erbringen. Arbeitsfremden Tätigkeiten nachzugehen – also zum Beispiel
fernzuschauen – ist daher in diesem Zeitraum verboten. Ausnahmen gibt’s bestenfalls da, wo – wie
bei einem Portier – eine bloße Arbeitsbereitschaft vorliegt. Ob die fußballfaszinierten Arbeitnehmer
Spielergebnisse online abrufen dürfen, hängt davon ab, wie das Unternehmen die Privatnutzung des Internets regelt. Sind TV bzw. Web am Arbeitsplatz ausdrücklich verboten, kann die Matchbeobachtung via Fernsehschirm und Livestream oder das Abrufen von Fußballergebnissen drastische Folgen haben – von der Lohnkürzung bis hin zur „Fristlosen“!

Letzte Rettung Radio?
Ob bei Fußballspielen zumindest übers Radio – „i wer’ narrisch!“ – mitgefiebert werden darf, ist davon abhängig, was der Chef am Arbeitsplatz generell erlaubt hat. Wenn er Radiohören gestattet, kann wohl auch das Duell der Kicker im Hintergrund mitlaufen. Der Dienstnehmer hat aber während der Radioübertragung seine Arbeit nicht zu vernachlässigen. Und natürlich sind gewisse Regeln einzuhalten: So dürfen sich weder Kunden noch Kollegen von lautem Geplärre gestört fühlen.

Wer gibt den Dresscode vor?
So mancher eingefleischte Fan ist zu WM-Zeiten schon im Trikot seiner Lieblingsmannschaft am Arbeitsplatz erschienen. Ob das zulässig ist, bestimmen die Bekleidungsvorschriften der Firma.
Und die fallen grundsätzlich unter das Weisungsrecht des Chefs. Er kann das Tragen eines Trikots jederzeit verbieten, wenn betriebliche Gründe – etwa eine verbindliche Kleiderordnung oder
Uniformpflicht – dafür sprechen. Generell gilt auch hier: Auf ein vertrauenswürdiges Erscheinungsbild gegenüber den Kunden ist zu achten!